:::: MENU ::::

Mail Merge Dengan Custom Label di Microsoft Word 2007

Mungkin banyak dari teman – teman yang sudah mengenal aplikasi pengolah kata dari Microsoft, yaitu Microsoft Word yang dalam paket penjualannya bernama Microsoft Office.  Saya yakin kalau tidak semua orang yang pernah menggunakannya menguasai atau minimal tau fitur fitur terpendam yang ada, termasuk saya 😀

Kali ini saya akan sedikit membahas salah satu fitur yang ada di Microsoft Office, dalam hal ini Microsoft Word, yaitu Mail Merge.  Mail Merge adalah salah satu fitur dari Ms Word yang memungkinkan kita untuk membuat banyak surat dengan bermacam macam alamat tujuan / penerima hanya dengan satu template.  Sebenarnya sudah banyak artikel yang membahasa tentang hal ini.  Hanya saja kebanyakan template nya satu halaman utuh.  Permasalahan muncul ketika ukuran undangan tidak terlalu besar, semisal seperempat ukuran kertas.  Artinya dalam satu kertas dapat menjadi 4 surat.  Maka kita harus melakukan sedikit penyesuaian kertas serta ukuran undangan / label.

Langsung saja, sebelumnya kita siapkan dulu daftar nama yang akan dikirimi undangan menggunakan ms excel.  Tidak perlu rumit rumit, cukup sederhana saja.  Nanti bisa dikembangkan sendiri.  Ini contohnya.

contoh daftar

Contoh daftar penerima. Cuma contoh ya. Jangan diambil hati. 🙂

Setelah itu simpan file excel tersebut.  Terserah mau diberi nama apa.  Yang penting jangan lupa aja nyimpennya dimana heuheuheu 😀

Kalau sudah, tutup aplikasi excel nya, sekarang menuju ke ms word nya.  Silakan buka ms word teman teman.  Setelah itu langsung masuk pada bagian Mailings.  Mailings ya, bukan Malingins hehehe.  Setelah itu, klik pada menu Labels.

create labels

pilih menu label pada mailings

Muncul form baru bernama Envelopes and Labels.  Klik pada button options di bagian bawah.  Setelah itu muncul form baru dengan nama Label Options.  Karena kita akan membuat ukuran undangan sendiri, maka klik pada button New Label .

Nah, inilah bagian yang sedikit rumit.  Kita harus tau ukuran undangan yang akan dibuat, serta ukuran kertas dan jarak antar undangan.

new label

Pembuatan Label baru. Kita harus tau ukuran ukuran yang akan kita buat.

Untuk keterangannya, kurang lebih seperti ini :

  • Label name : Nama Label baru yang teman teman buat.
  • Top margin : margin atas, dihitung dari garis atas terluar undangan ke tepi kertas.
  • Side margin : margin samping, dihitung dari garis tepi (kiri) undangan ke tepi kertas.
  • Vertical pitch : panjang undangan secara vertikal, dari garis teratas undangan ke garis teratas undangan dibawahnya. (tinggi undangan + jarak antar undangan)
  • Horizontal pitch : panjang undangan secara horisontal, dari garis tepi (kiri) ke garis tepi undangan sebelahnya.  (lebar undangan + jarak antar undangan)
  • Label Height : Tinggi undangan (tanpa jarak)
  • Label width : lebar undangan (tanpa jarak)
  • Number across : jumlah undangan dalam satu baris (dalam satu kertas)
  • Number down : jumlah undangan dalam satu kolom (dalam satu kertas)
  • Page size : jenis kertas/ ukuran kertas

Karena saya ingin membuat 4 undangan dalam satu kertas, maka settingan saya seperti gambar diatas.  Kalau teman teman mau buat ukuran sendiri silakan disesuaikan dengan kebutuhan :).  Setelah itu OK OK aja.  Tapi yang terakhir cancel. loh??? 😀

Kalau sudah, sekarang tinggal pilih menu Start Mail Merge >> Labels. Pilih jenis label yang sudah kita buat tadi.

pilih label

Pilih label yang sudah kita buat tadi

Nah, maka ‘kertas kosong’ ms word teman teman sudah terlihat terbagi menjadi 4 bagian.  PERLU DIPERHATIKAN !! Teman teman hanya membuat template undangan pada kolom 1 baris 1 saja!! tidak perlu membuat template pada semua bagian.  Ini contoh milik saya.

contoh undangan

Contoh undangan punya saya

Kalau sudah selesai membuat template, sekarang saatnya memasukkan nama nama penerima.  Tentu saja tidak perlu satu satu dimasukkan. 😀

Masuk lagi ke bagian Mailings.  Terus pilih button Select Recipients >> use existing list. Terus cari file excel yang tadi sudah dibuat.

file excel

Pilih file excel yang sudah dibuat

Setelah itu tekan Open.  Maka akan muncul form dialog baru.  Pilih sheet dimana letak daftar nama tadi.  Lalu tekan OK.

pilih sheet

Pilih sheet dimana daftar tadi dibuat

Perhatikan pada checkbox “First row of data contains column headers”.  Artinya pada kolom paling atas adalah nama kolom, bukan termasuk daftar penerima.  Letakkan cursor mouse pada posisi dimana nama itu disematkan. Setelah itu masuk pada Insert Merge Field >> Nama Kolom.  Maksudnya daftar yang dibuat dari nama kolom yang dipilih.

Letak Cursor

Letakkan cursor pada tempat dimana nama nama penerima akan disematkan. Setelah itu pilih Insert Merge Field > nama

Sampai disini undangan sudah selesai dibuat beserta nama nama penerima nya 🙂 .

Kalau teman teman pengen lihat hasilnya, bisa di klik Update Labels.

update labels

Klik update labels untuk melihat perubahan pada template

loh? kok nama namanya masih belum muncul ?  Tenaaaang.. ini masih dalam mode pengeditan 😀 .  Kalau misal letaknya masih berdekatan bisa diatur melalui ‘penggaris’ nya ms word.  Kalau pengen lihat hasilnya sementara, tinggal klik Preview Result. Tuh kan, dah muncul nama namanya sesuai dengan daftar nama yang tadi dibuat 😀 .

Kalau pengen dicetak gimana??

Langsung pilih Finish and Merge >> print documents.  Atau kalau ingin dijadikan file baru, pilih saja Finish and Merge >> Edit Individual Documents .  Daan…. taraaaa…. sudah jadi deh undangan serta nama nama penerimanya.. 😀

hasil jadi

Hasil jadinya 🙂

nah, selesai….

teman teman bisa mengembangkan sendiri..

kalau ada pertanyaan boleh kok di komentar dibawah…

Semoga bermanfaat ya ^^


So, what do you think ?